La gestione e l'organizzazione degli acquisti nelle università: un'indagine su un campione di atenei

Questo studio si basa su un campione di 8 università italiane che hanno contribuito mediante la raccolta di informazioni, relativamente all’amministrazione centrale, riguardo i propri ordini e i fornitori utilizzati, oltre a dettagli relativi al processo e alla struttura organizzativa connessa agli acquisti. I risultati mostrano che gli acquisti sono particolarmente distribuiti sia in termini di numero di fornitori che numero di ordini. Questo diventa un tema rilevante in quanto un elevato numero di ordini implica difficoltà nell’ottenere economie di scala, riduce il potere contrattuale e aumenta i costi di processo se ad ogni ordine è associata una procedura d’acquisto. Oltretutto, l’ampio numero di fornitori mostra come scarsa attenzione sia posta verso un opportuno processo di selezione e che le università hanno problemi nell’aggregare la domanda interna. Oltretutto, l’analisi della struttura organizzativa coinvolta dal processo d’acquisto all’interno dell’amministrazione centrale mostra che le università adottano differenti strutture organizzative; questo può essere legato ai diversi contesti in cui operano le università, anche se sembra essere una scarsa progettazione organizzativa nel definire come il processo di acquisto debba essere condotto. Un secondo tema rilevante è legato alla mancanza di visione interna del processo di acquisto: ogni unità organizzativa è focalizzata su una specifica attività e non è in grado di valutare le performance complessive del processo. Questo solleva la necessità di sviluppare meccanismi di coordinamento e specifiche competenze al fine di ridurre la frammentazione organizzativa e di poter fare leva sulle possibilità offerte dalle tecnologie della comunicazione e dell’informazione. Questo capitolo propone un inquadramento metodologico che ogni università può adottare per analizzare gli acquisti e identificare gli elementi chiave e le azioni che possono essere adottate per migliorare le prestazioni connesse agli acquisti.